Spero che questa mail ti trovi bene

Gentilezza per corrispondenza e quella fretta che rovina tutto

Ci sono diverse cause del nostro essere, a volte, scortesi. In alcuni momenti ci definiremmo “sbrigativi” perché abbiamo una missione da portare a termine velocemente, senza inutili perdite di tempo. Ci sentiamo forti del nostro obiettivo e ignoriamo che l’aggettivo “sbrigativo” non significa solo fare le cose in fretta, ma anche farle male, con una rapidità eccessiva che ne compromette il risultato.

Di recente mi sono accorta di essere stata sbrigativa in una mail in cui ho usato un tono molto diretto e asciutto, dovuto al fatto che avevo pochissimi minuti di tempo prima che mio figlio riuscisse a distruggermi il computer. Ho scritto, inviato, e chiuso il pc. Ho sperato che la destinataria, che mi conosce da tanto tempo, capisse che era un momento concitato e che quel modo non era “da me”.
Qualche giorno dopo ho ricevuto una mail dalla stessa persona, che era altrettanto distaccata e secca, e mi sono sentita di scriverle un messaggio chiedendole se era tutto a posto perché mi sembrava più fredda del solito. Lei mi ha risposto che sì, era tutto a posto, era solo molto di fretta. Entrambe ci siamo fatte guidare dalla fretta, ma lei è stata molto più empatica di me, perché ha capito la mia condizione e non ha chiesto spiegazioni, al contrario di quanto ho fatto io.

A quel punto ho chiesto a ChatGPT come poter gestire la fretta a volte necessaria nelle comunicazioni scritte, e mi ha proposto di fare questa premessa in apertura “Ti scrivo in modo diretto per non farti perdere tempo. Poi se vuoi, ne parliamo meglio” che mi sembra una paraculata, perché in realtà sono io che non voglio perdere tempo a confezionare una mail cortese. Da quando la cortesia è una perdita di tempo? Forse da quando la comunicazione è diventata immediata, cioè da quando ha smesso di essere un’attività che impegna testa, tempo ed energie, ed è diventata un semplice strumento. Ma, come tutti gli strumenti, si può usare bene o meno bene.

Quanto spesso vi sarà capitato di fraintenderne il tono di un messaggio su WhatsApp? Questo è successo anche (ma ovviamente non solo) perché chi li ha scritti non ha pensato di dedicare qualche minuto in più a pe(n)sare le parole, ha scritto e basta. Una comunicazione dettata dall’urgenza di dire qualcosa al volo. Certo non è realistico che per ognuno dei cinquanta messaggi che mandiamo al giorno ci fermiamo a scegliere le parole, specialmente quando sono diretti ad amici e parenti. Credo sia però necessario metterlo in conto in un contesto lavorativo, e quindi nelle mail e nei messaggi di lavoro (per quanto disapprovi l’utilizzo di WhatsApp come strumento di lavoro).

Sembra che la comunicazione digitale abbia profondamente minato la nostra capacità di scambiare informazioni e comprenderci. La verità è che quando siamo faccia a faccia confidiamo in maniera inconscia sul linguaggio del corpo, la cui incidenza, dietro lo schermo di un pc, risulta ridimensionata, se non del tutto scomparsa.

C’è posta per te

A quanto pare va molto di moda fare una lista di consigli che sarebbe opportuno seguire per scrivere una mail, Francesco Oggiano ne ha stilata una interessante, anche se non condivido alcuni punti. Ammiro il suo pragmatismo, ma sembra dimenticarsi che la mail è, anche in ambito professionale, uno strumento intimo: discendente della lettera, è uno scambio di parole tra un mittente e un destinatario, e ha una potenzialità di relazione fortissima. Per questo a mio avviso non dovrebbe essere ingabbiata, standardizzata, disinfettata da qualsiasi elemento umano che potrebbe invece renderla più piacevole.
Una mail non è solo uno strumento di lavoro, è anche un’occasione per costruire una relazione.

Ne parla bene Andrea M.Alesci in questa puntata di Linguetta che vi invito a leggere e da cui estrapolo un pezzettino:

Ora, ci sono diversi tipi di email, a seconda del contesto: interne all’azienda, rivolte a clienti, a colleghə, di lavoro, di cortesia, istituzionali, di servizio. E ogni volta il registro è diverso.

La cosa che rimane costante è la cura per le parole che usiamo.

Si tratta di mettere in pratica una scrittura agile, che non significa parlare senza rispetto: al contrario significa scrivere ricordandoci sempre che dall’altra parte dello schermo ci sono persone che leggeranno il nostro messaggio.

Oltre alla cura delle parole, anche la brevità delle nostre comunicazioni può essere una forma di rispetto. Una brevità non assoluta, ma raggiunta eliminando tutto ciò che davvero riteniamo superfluo. E, anche se Fra Oggiano non sembra essere d’accordo, non parlo degli small talks, ma di quelle formule non necessarie che vanno a complicarne la lettura e la comprensione.

Amo le liste ma non quelle di regole, ho provato a stilarne una con i miei suggerimenti per scrivere una mail di lavoro cortese e rispettosa. Perché sì, a quanto pare non abbiamo ancora capito come farlo. È un elenco di tentativi per migliorare la comunicazione via mail. Per me vige sempre il “prova a provare”, seguito dalla conferma che un comportamento ripetuto con costanza e impegno, poi diventa naturale.

1. Chiedere permesso

Evita l’imperativo e formule tipo “Ti disturbo per chiederti”, “Mi mandi il file?” e scegli sempre il condizionale. Meglio “Avrei bisogno di chiederti” e “Quando hai un momento, riusciresti a inoltrarmi il file?".

2. Non sottolineare le mancanze dell’altro

Frasi come “Ricordi che ne avevamo già parlato?”, “Mi sembra che fossimo d’accordo così” o “Come ti avevo già detto”, sottintendono che il tuo interlocutore sia stato disattento. Meglio optare con qualcosa come “Per chiarezza riprendiamo quanto anticipato”.

3. Non lavori solo tu

Se sei parte di un team e stai tenendo le fila di un progetto, usa sempre e comunque il NOI: non serve a niente proclamarti leader indiscusso con frasi come “Questo è quello che ho pensato per voi”, “Torno da te appena ho aggiornato il documento”. Sì, ti stai sbattendo a coordinare tutto, ma non stai lavorando solo tu.

4. Paroline magiche.

Non è che se metti per favore e grazie allora va bene tutto quello che hai scritto nel mezzo. Però nel dubbio mettile sempre.

5. Proviamo insieme?

È la via migliore, anche se richiede più tempo. Un passaggio in più è meglio di uno in meno, sia in termini di rispetto delle persone che lavorano con te, che di qualità.

6. Porta sempre aperta

Lascia uno spiraglio per il confronto. Invita a condividere un’opinione, a suggerire miglioramenti. Poniti nelle condizioni di desiderare e accogliere l’opinione altrui.

7. Attenzione al nome

Una mail in cui il mittente esordisce con il tuo nome non preceduto da un saluto è sottolineare le gerarchie, è giudicare, è rimproverare un cane.

8. Attenzione al nome parte seconda

Le volte che mi hanno chiamata Valeria, Veronica, Vittoria, nonostante mi firmassi sempre col nome per esteso, mi è passata la voglia di rispondere.

9. ASAP

A meno che non sei un paramedico, questa formula è da evitare: mette pressione e ansia non necessarie. Se proprio non puoi aspettare, opta piuttosto per qualcosa del come “Sarebbe utile avere un tuo riscontro a breve”.

10. Leggere bene

E qui torna la nostra amica fretta: una mail letta di sfuggita porta a risposte poco precise o incomplete. Leggi, rileggi e assicurati di rispondere a tutti i punti per evitare rimpalli di mail e telefonate di chiarimento.

Decalogo finito per oggi. Se avete altri consigli, scrivetemeli nei commenti: è un argomento che mi sta molto a cuore.

Basta veramente poco per entrare in connessione con il destinatario della nostra comunicazione, per mantenere un clima disteso e accogliente, e non generare al contrario chiusura e ostilità.

P.S. Andate a votare!

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Zollette

Tre cose gentili

• Nel libro “Il linguaggio del corpo digitale” Erica Dhawan utilizza un efficace mix di ricerca scientifica e storytelling per identificare i nuovi indizi e segnali che caratterizzano il linguaggio nel mondo digitale
  

• Avere bisogno dell’approvazione degli altri e scambiarla per la propria è una delle cose più limitanti che si possiamo fare nel percorso verso l’autenticità. Il profondo e illuminante TEDx “ The art of being yourself”di Caroline McHugh
  

• Un albo splendido, pescato da mio figlio per caso in biblioteca: “Il mio amico albero” insegna a guardare la natura con stupore e fantasia.

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Belle Parole

/Corrispondenza/

Una parola bellissima, usata per indicare uno scambio di lettere fra persone.
Ma anche un contraccambio di sentimenti, di affetti, il corrispondersi come rapporto reciproco fra elementi diversi. Ecco, forse ogni volta che scriviamo a qualcuno potremmo tenere a mente questa duplicità di significati: ci stiamo scambiando parole, ma anche sentimenti.

La comunicazione avviene quando, oltre al messaggio, passa anche un supplemento di anima.
(Henri Bergson)